Débora
Peláez Navarro
Experiencia laboral
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Toys R US Iberia01-2020 - actualmente
Executive Assistant to CEO - EA: gestión de agenda y organización de reuniones. Filtro de llamadas y e-mails. Apoyo en la ejecución de proyectos. Asistencia en la preparación, revisión y creación de comunicaciones internas, presentaciones y documentos. Toma de actas en reuniones y preparación de agenda. Control y gestión de documentación para firma. Primer punto de contacto para personal externo y visitas. Gestión de facturas y POs en SAP. Manejo de notas de gastos (expenses). Revisión de contratos. Soporte para el resto de los miembros del comité directivo. Traducciones.
- Organización de viajes: organización de viaje nacionales e internacionales, incluyendo: transporte, alojamiento y traslados. Producción de complejos itinerarios detallados.
- Formación interna y convenios de prácticas: soporte administrativo para la organización de cursos de formación interna (grupos e individual). Soporte en la organización de prácticas profesionales con instituciones externas (institutos y FPs).
- Organización de reuniones y eventos (nacionales e internacionales): organización de juntas y reuniones operativas, reserva de salas. Coordinación de logística de conferencias e inscripciones. Organización de llamadas de conferencia y videoconferencias.
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Coordinadora Internacional de Cargas09-2019 - 12-2019
Executive Assistant to CEO - EA: Organización del calendario del CEO, control de la bandeja de entrada del correo del CEO y correspondencia. Elaboración de comunicaciones internas, presentaciones y documentos. Toma de actas. Responder y redirigir. Manejo de documentación para la firma. Organización y recepción de visitas. Labores administrativas. Control de gastos y elaboración de informes.
- Organización de viajes: Gestión logística de viajes nacionales e internacionales. Producción de itinerarios.
- Coordinación de reuniones y eventos (nacionales e internacionales): Reuniones y conferencias. Organización de videoconferencias.
- Apoyo a Marketing: Creación de publicaciones para redes sociales y trato con agencias de marketing externas.
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EUSA Pharma01-2017 - 09-2019
Executive Assistant y Office Manager - Secretaria de dirección: Manejo y control del calendario de la Directora General, organización de reuniones (incluyendo video conferencias) y toma de minutas. Preparación de documentación electrónica, reportes y presentaciones. Revisión de contratos, elaboración de documentos legales internos (CAF, PO, etc..). Control de pagos, facturación, seguros, flota de coches y teléfonos móviles. Primer punto de contacto para visitantes (recepción, teléfono y correo electrónico). Apoyo al equipo con diferentes tareas para facilitarles la ejecución de su trabajo. Gestiones y trámites para nuevos empleados.
- Coordinación de Eventos: organización y coordinación de conferencias nacionales e internacionales y de reuniones internas. Negociación con sedes y distribuidores, manejo de registros, contratos, asistencia a delegados externos y ponentes. Asegurar que todas las logísticas necesarias (incluidos viajes) estén en orden y a tiempo. Asistencia en el evento.
- Organización de Viajes a gran y pequeña escala, nacionales e internacionales. Reserva de alojamiento, transporte y traslados para personal interno y externo. Negociación con hoteles y agencias de viajes si procede. Organización y elaboración de agenda de viaje para grupo o individual.
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Global Vocational Skills04-2016 - 01-2017
Secretaria de Dirección - Funciones principales: Llevar la agenda de los directivos, organizar reuniones y toma de minutas (revisión de acciones y seguimiento de cumplimiento). Monitorizar el progreso de diversos proyectos. Organización de eventos, reserva de salas y catering, preparación de presentaciones y escritos, organización de viajes de negocios (transporte, alojamiento y desplazamientos), administración de visados, negociación con distribuidores. Realización de notas de gastos, control de facturación y pagos.
- Administracion general y coordinación: Ser el primer punto de contacto (recepción, teléfono y correo electrónico). Preparación y distribución de comunicaciones internas, asegurarme que la oficina dispone de todo el material necesario, reserva de servicios de mensajería, dar soporte administrativo a las managers de recursos humanos, Legal y Finanzas.
Educación y formación-
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Escuela Internacional de Protocolo09-2008 06-2011
Protocolo, Organización de Eventos y Relaciones institucionales -
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Universidad de Granada09-2000 09-2006
Historia del Arte -
Idiomas-
Español Lengua nativa -
Inglés C2 C2 C2 C2 He vivido y trabajado casi 9 años en UK.
Soy bilingüe .
Competencias laborales-
Competencias comunicativas - elaboración de presentaciones
- comunicados internos
- actualización de redes sociales
- escritos internos
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Competencias de organización y gestión - organización de viajes
- gestión de agenda
- organización de reuniones y eventos
- ´gestión de gastos
- facturas y POS
- Toma de actas y seguimiento de acciones
- revisión de contratos
- control de documentos para firma
- organización de viajes
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Competencias relacionadas con el empleo - recepción de visitas y llamadas
- gestión y archivo de documentos
- elaboración de presentaciones
- contacto con distribuidores y clientes
- comunicaciones internas y redacción de documentos
- traducciones
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Competencias informáticas - Microsoft Office
- SAP
- SAP Concur
- Excel
- Zoom
- Navision
- Mac systems
- Teams
Otros datos-
Dispongo de permiso de conducir B -
Dispongo de vehículo Coche
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